Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy – co musisz wiedzieć?
Błędy księgowej mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych. Zrozum, kiedy biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność i jak możesz dochodzić odszkodowania.
Podstawowa odpowiedzialność: Przedsiębiorca czy biuro rachunkowe?
Przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za swoje zobowiązania podatkowe. Odpowiada za nie całym swoim majątkiem. Zgodnie z art. 26 Ordynacji podatkowej to podatnik jest odpowiedzialny. Korzystanie z usług biura księgowego nie zwalnia go z tej odpowiedzialności. Odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe i składkowe spoczywa na przedsiębiorcy. Na początku za nieprawidłowości odpowiada przedsiębiorca.
Podstawa prawna odpowiedzialności biura rachunkowego
Biuro rachunkowe odpowiada na zasadzie winy. Odpowiedzialność cywilna biura jest głównie odszkodowawcza. Odpowiedzialność biura za błędy sprowadza się do odpowiedzialności kontraktowej. Reguluje ją Kodeks cywilny. Podstawy odpowiedzialności kontraktowej zawiera art. 471 k.c. Zasady naprawienia szkody określa art. 361 k.c. Poszkodowany musi udowodnić szkodę zgodnie z art. 6 k.c.
Biura rachunkowe narażają się na różne rodzaje odpowiedzialności. Odpowiedzialność księgowego za błędy jest ograniczona. Za błędy w księgach odpowiada kierownik jednostki. Księgowy odpowiada cywilnie za niewłaściwe wykonanie usług. Istnieje także odpowiedzialność karna. Artykuł 303 Kodeksu karnego dotyczy nierzetelnego prowadzenia dokumentacji. Artykuł 9 § 3 Kodeksu karnego mówi o odpowiedzialności sprawczej.
- art. 471 k.c. – regulacja odpowiedzialności kontraktowej
- art. 472 k.c. – podstawy odpowiedzialności kontraktowej
- art. 361 k.c. – zasady naprawienia szkody
- art. 6 k.c. – obowiązek udowodnienia szkody przez poszkodowanego
- art. 9 § 3 k.k. – odpowiedzialność sprawcza
- art. 303 k.k. – wyrządzanie szkody przez nierzetelne prowadzenie dokumentacji
Rodzaje błędów i ich konsekwencje
Błąd popełniony przez księgową może prowadzić do szkody majątkowej. Błędy w rozliczeniach mają poważne konsekwencje. Mogą prowadzić do kar finansowych. Mogą skutkować odsetkami od zaległości podatkowych. Czasem powodują kontrole skarbowe. Błędy mogą też prowadzić do utraty zaufania. Dotyczy to klientów i instytucji finansowych. Nierzetelne biuro rachunkowe potrafi doprowadzić firmę na skraj upadku.
Najczęstsze błędy księgowe to:
- Brak zgodności między dokumentami.
- Niepoprawne wpisy w księgach.
- Niedokładne obliczenia w raportach.
- Niewłaściwe rozliczenia podatkowe.
- Nieprawidłowa optymalizacja podatkowa.
W 2020 roku wszczęto 23 postępowania dotyczące błędów księgowych. W 8 przypadkach stwierdzono przestępstwo. W latach 1999-2006 wszczynano ponad 100 postępowań rocznie.
W polskim prawie zawód księgowego nie wymaga licencji. Nie ma jednej ustawy regulującej ten zawód.
Ustalanie winy, szkody i związku przyczynowego
Ustalenie wysokości szkody wymaga analizy dokumentacji. Szkoda majątkowa to różnica stanów majątkowych. Porównuje się stan z błędem i bez błędu. Trzeba udowodnić winę księgowego. Należy wykazać istnienie szkody. Konieczne jest udowodnienie związku przyczynowego. Związek przyczynowy łączy błąd ze szkodą. Sąd uznał odpowiedzialność biura rachunkowego. Dotyczyło to szkody poniesionej przez przedsiębiorcę. Sąd podkreślił obowiązek należytej staranności. Dotyczy to staranności zawodowej księgowej.
Przykład ustalenia szkody może wyglądać tak:
| Rodzaj szkody | Kwota |
|---|---|
| Podatek zapłacony za dużo | 20 000 zł |
| Kara nałożona przez urząd skarbowy | 10 000 zł |
Rola umowy z biurem rachunkowym
Obowiązki biura rachunkowego wyznacza umowa. Umowa łączy biuro z klientem. Zaleca się szczegółową umowę na piśmie. Umowa powinna precyzyjnie określać zakres usług. Warto sformułować ją dokładnie. Umowa powinna zawierać zapisy o odpowiedzialności za błędy. Jest to zabezpieczenie dla przedsiębiorców.
Warto uwzględnić w umowie:
- Dokumentację informacji otrzymanych od klienta.
- Dokumentację informacji przekazywanych klientom.
- Prawidłowy odbiór dokumentów.
- Zapis o możliwości zaprzestania usług przy braku płatności.
- Możliwość wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym.
Obowiązki biura rachunkowego wyznacza umowa łącząca je z klientem.
Współpraca z biurem ułatwia prowadzenie działalności. Błędy mogą jednak zaszkodzić. Dokładna umowa minimalizuje ryzyko.
Obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego
Biura rachunkowe muszą mieć obowiązkowe ubezpieczenie OC. Każdy zawodowo prowadzący księgi powinien je posiadać. Profesjonalne biuro powinno mieć wykupione ubezpieczenie. Obowiązkowe ubezpieczenie nie naprawi każdej szkody. Ochroną nie są objęte wszystkie czynności. Nie obejmuje np. składania deklaracji PIT czy VAT. Obowiązkowe ubezpieczenie nie chroni w pełni. Warto rozszerzyć zakres ochrony. Należy wykupić dodatkowe warianty dobrowolne.
Niewątpliwie księgowy oraz jego klient powinni wzajemnie dopilnować, aby zakres ochrony rozszerzyć o dodatkowe warianty dobrowolne.
Jak dochodzić odszkodowania?
Każdy klient może dochodzić roszczeń od biura. Dotyczy to nienależytego wykonania zobowiązania. Zgłoszenie szkody powinno być na piśmie. Przygotowanie pozwu o zapłatę wymaga wiedzy. Potrzebna jest wiedza rachunkowo-podatkowa. Warto skorzystać z pomocy profesjonalisty. Zaleca się przekazanie sprawy adwokatowi. Prawnik specjalizuje się w sprawach odszkodowawczych. Kancelaria prawna może pomóc w egzekucji praw.
- Zgłoś szkodę na piśmie.
- Skonsultuj się z kancelarią prawną.
- Rozważ skorzystanie z pomocy adwokata lub radcy prawnego.
Dochodzenie odszkodowania może być skomplikowane. Wymaga analizy prawnej i finansowej. Pomoc prawnika jest często nieoceniona.
Zapobieganie błędom i minimalizacja ryzyka
Przedsiębiorca powinien zadbać o polityki rachunkowości. Należy wdrożyć odpowiednie procedury w firmie. Zaleca się regularną korektę dokumentów. Procedury korekty należy wdrożyć. Korekty dokumentów przedkłada się organom. Terminy przedkładania są określone. Warto korzystać z profesjonalnej optymalizacji. Zaleca się dochowanie należytej staranności w rozliczeniach. Warto skorzystać z pomocy biegłego księgowego. Można też skorzystać z pomocy rewidenta. Skonsultowanie się z kancelarią specjalizującą się w sprawach księgowych jest wskazane.
- Wdróż polityki rachunkowości w firmie.
- Stosuj procedury regularnej korekty dokumentów.
- Korzystaj z profesjonalnej optymalizacji księgowej.
- Dochowaj należytej staranności w rozliczeniach.
- Skonsultuj się z biegłym księgowym lub rewidentem.
- Skonsultuj się z kancelarią specjalizującą się w prawie księgowym.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie są najczęstsze błędy księgowe?
Najczęstsze błędy to brak zgodności dokumentów, niepoprawne wpisy, niedokładne obliczenia i niewłaściwe rozliczenia podatkowe. Często występuje też nieprawidłowa optymalizacja podatkowa.
Jak zidentyfikować błędy księgowe w rozliczeniach finansowych?
Identyfikacja błędów wymaga szczegółowej analizy dokumentacji księgowej. Pomocny może być audyt księgowy. Warto wdrożyć procedury regularnej kontroli dokumentów i rozliczeń.
Odpowiedzialność za błędy księgowe – przepisy prawne.
Odpowiedzialność regulują przepisy Kodeksu cywilnego (głównie odpowiedzialność kontraktowa), Ordynacji podatkowej (odpowiedzialność podatnika) oraz Kodeksu karnego (np. za nierzetelne prowadzenie dokumentacji). Istnieją konkretne artykuły KC i KK dotyczące tych kwestii.
Czy biuro księgowe ponosi odpowiedzialność za błędy w rozliczeniach?
Tak, biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za błędy. Jest to głównie odpowiedzialność kontraktowa oparta na winie. Nie zwalnia to jednak podatnika z jego podstawowej odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe.
Zobacz także:
- Odszkodowanie a VAT – kiedy zapłacisz podatek, a kiedy nie?
- Reklamacja i odszkodowanie od Energi – Twój przewodnik
- Odszkodowanie za zniszczony, opóźniony lub zagubiony bagaż – jak je uzyskać?
- Podatek od odszkodowania – kiedy trzeba go zapłacić?
- PZU wykaz chorób do odszkodowania – co musisz wiedzieć?
